15 cosas que todo emprendedor debe saber sobre el correo electrónico
Casi todos los empresarios utilizan el correo electrónico a lo largo del día, pero no muchos saben cómo mitigar los riesgos, hacerlo más eficiente y llevarlo a niveles profesionales.
Ya sea que esté negociando un nuevo acuerdo, haciendo nuevos contactos o tratando de crear una lista de correo para vender sus productos, hay algunos consejos que debe conocer para maximizar sus posibilidades de éxito.
Y como alguien que recibe muchos correos electrónicos de individuos y listas de correo, está claro que hay muchas personas que no utilizan el correo electrónico de la forma más limpia posible.
A continuación, se incluyen algunas cosas que he aprendido a lo largo de los años sobre cómo enviar, administrar y trabajar con el correo electrónico. Espero que te resulten útiles y, como siempre, deja un comentario a continuación si crees que falta algo importante en la lista.
Lo que todo emprendedor debe saber sobre el correo electrónico
Vamos a analizar estos consejos. He intentado añadir información y recursos adicionales para cada uno de ellos, de modo que, con suerte, puedas terminar la publicación con un montón de pasos prácticos que puedas seguir.
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1. No es tan seguro como crees
El correo electrónico (como cualquier cosa hoy en día *suspiro*) es propenso a muchas amenazas de seguridad que debes tener en cuenta, especialmente si el correo electrónico ocupa un lugar importante en tu negocio.
Una gran parte de las amenazas que existen parecen ocurrir debido a prácticas de seguridad descuidadas, pero ha habido algunas noticias recientes sobre personas cuyas cuentas de correo electrónico han sido pirateadas incluso cuando tenían habilitada la autenticación de dos factores.
Puede obtener más consejos sobre seguridad en esta publicación, pero las cosas principales que debe hacer son evitar el WiFi público, tener nombres de usuario y contraseñas complejos, mantener el software y las aplicaciones actualizados, dejar de hacer clic en enlaces en correos electrónicos, habilitar la autenticación de dos factores, etc.
2. Requiere mucho tiempo
Mi programa de correo electrónico es lo primero que abro cada día en el trabajo y es lo último que reviso antes de cerrar la sesión. Eso representa muchas horas.
Si observas las estadísticas de correo electrónico, verás que la gente lo usa mucho: se envían más de 3.000.000.000 de correos electrónicos cada hora.
Pero después de un tiempo, la cantidad de correos electrónicos que envía puede volverse un poco abrumadora y ha habido muchos especialistas en marketing que han intentado reducir o incluso eliminar por completo el correo electrónico. Leo de ZenHabits es uno de ellos .
Vale la pena hacer un seguimiento de la cantidad de horas que pasas en el correo electrónico y decidir si vale la pena o no invertir tu tiempo en ello. ¿Necesitas responder a todo de inmediato? ¿Se podría resolver más fácilmente una cadena de 20 correos electrónicos en una llamada telefónica de 30 segundos?
3. Diferentes clientes/programas ofrecen diferentes funciones.
Muchos empresarios simplemente usan la opción predeterminada de Gmail en el navegador (que es muy buena), pero hay muchas otras opciones que pueden proporcionar diferentes funciones, especialmente si tienes que administrar varios correos electrónicos a la vez.
Por ejemplo, mi pareja empezó hace poco a usar Airmail para Mac y le resolvió muchos problemas gracias a la forma en que busca archivos y almacena correos electrónicos en carpetas. También puedes hacer cosas interesantes, como crear archivos PDF a partir del correo electrónico y cambiar de cuenta al instante.
Puedes consultar la lista de Techradar de los mejores clientes de correo electrónico para ver si hay alguno que se adapte a tus necesidades un poco mejor que el predeterminado. Una vez más, lo que elijas dependerá de la cantidad de cuentas que tengas, dónde envías la mayor parte de tus correos electrónicos, el tipo de archivos que envías, etc.
4. Las firmas pueden ser herramientas de marketing útiles que también ahorran tiempo.
Tu firma de correo electrónico es el pequeño fragmento de texto o imagen que aparece al final de los correos electrónicos que envías. Puedes crearla en la configuración para que se añada automáticamente sin necesidad de crearla cada vez.
En Gmail, solo tienes que ir a Configuración General y luego desplazarte hacia abajo hasta la sección Firma . Como puedes ver, solo tengo una muy simple para mi correo electrónico de Blog Tyrant, ya que no es uno que utilice mucho para enviar correos electrónicos.
Como puede ver arriba, Chris Ducker tiene una excelente firma de correo electrónico que incluye una pequeña advertencia sobre por qué sus correos electrónicos son tan breves. Esta es una idea muy inteligente, ya que tiene el doble efecto de establecer expectativas y, al mismo tiempo, atraer tráfico a su sitio web, donde podrían realizar alguna otra acción significativa.
Si bien las imágenes y las fotos pueden ser llamativas, también pueden provocar tiempos de carga más lentos y, a veces, terminar distorsionadas en diferentes dispositivos. Asegúrese de probar su firma en teléfonos y computadoras para asegurarse de que funcione y de que solo contenga la información necesaria.
NOTA: Consulta el comentario de Dennis que aparece a continuación, en el que se amplía la idea de la legalidad de algunas actividades relacionadas con el correo electrónico. Asegúrate de comprobar si hay alguna ley que se aplique a tus correos electrónicos.
5. Sigue siendo uno de los métodos de marketing online más eficaces.
El marketing por correo electrónico es una forma poderosa de generar ingresos que sigue creciendo. En todo el mundo, las personas utilizan el correo electrónico para enviar boletines informativos , promocionar productos existentes, lanzar nuevas gamas, informar a los clientes existentes sobre las ofertas, etc.
Como tal, y como hablamos regularmente, aumentar una lista de correo es una de las cosas más importantes que cualquier negocio en línea puede hacer porque lo protege de cosas como los cambios de algoritmo de Google donde su tráfico de búsqueda puede aumentar o disminuir dependiendo de la última actualización.
Una de las mejores cosas que puedes hacer es crear una lista de correo y luego comenzar a probar varios elementos del proceso para ver qué tan optimizado puedes hacerlo. ¿Qué genera más registros? ¿Qué genera más aperturas? ¿Cuántos artículos puedes vender o cuántos clientes potenciales puedes generar por correo electrónico?
Todas estas cosas se pueden probar con programas como VWO y proveedores de correo electrónico como AWeber , que tienen muchas estadísticas integradas que le permiten refinar continuamente su proceso.
Comience con nuestro tutorial y lista de verificación de boletines informativos de marketing por correo electrónico para brindarle algunas ideas sobre qué hacer antes de enviar boletines informativos a sus suscriptores.
6. Gmail dificulta las cosas a los vendedores por correo electrónico
En los últimos años, Google ha realizado algunos cambios que dificultan el trabajo de los vendedores por correo electrónico. Esto es bueno porque detiene a muchos spammers dudosos, pero malo porque muchos correos electrónicos legítimos quedan atrapados en su red.
Por ejemplo, hace unos años Gmail agregó pestañas a la bandeja de entrada que ordenaban los correos electrónicos según si eran de tipo principal, social o promocional, lo que significaba que muchos boletines terminaban en la bandeja de promociones y nunca se abrían. Por cierto, aquí hay un buen artículo sobre cómo evitar eso.
Dicho esto, todas las promociones por correo electrónico deberían ofrecer de todos modos una opción para cancelar la suscripción en algún lugar del correo electrónico, pero esta función solo la hace un poco más prominente y tal vez más abierta a clics impulsivos.
7. Los emprendedores se sienten abrumados por el volumen, por lo que no realizan un seguimiento diario
Una de las mayores tendencias que he notado últimamente en los correos electrónicos entre emprendedores es que las personas envían múltiples correos electrónicos sobre el mismo hilo, a menudo con tonos semi-agresivos.
Por ejemplo, al menos una o dos veces por semana recibo un correo electrónico de seguimiento de alguien que dice algo como: ” Me preguntaba por qué no has respondido a mi primer correo electrónico “.
Esta estrategia me parece realmente desconcertante.
Para empezar, hago todo lo posible para responder todos los correos electrónicos que recibo, pero a veces me lleva algunos días o incluso semanas responderlos todos.
En segundo lugar, a menudo estos correos electrónicos parecen/parecen/son spam y es imposible saber si merecen una respuesta (hablaremos más sobre esto más adelante).
En tercer lugar, incluso si esta estrategia de seguimiento funcionara, presenta su negocio de una manera muy descortés y es poco probable que nuestra relación avance más.
Sin mentir ni una pizca, a veces la gente envía tres o cuatro correos electrónicos como este que, para mí, parecen estar tratando de intimidarte para que respondas. Y, aunque entiendo que el negocio es competitivo y que necesitas hacerte notar, esto realmente no le hace ningún favor a tu negocio.
Por favor, traten de ser amables unos con otros.
8. Las personas marcan los correos electrónicos como spam en función de pequeños factores desencadenantes
Si envía correos electrónicos como los anteriores, o si ejecuta una lista de correo que es un poco más natural, tenga en cuenta que las personas marcan los correos electrónicos como spam en función de desencadenantes muy pequeños.
Por ejemplo, si su correo electrónico no está personalizado y dice algo como ” Estimado señor/señora ” y luego está escrito en texto azul de 18 píxeles, es muy probable que vaya a la carpeta de correo no deseado.
La mayoría de los proveedores de correo electrónico ya tienen este tipo de funciones incorporadas, pero también puedes usar un servicio como este para ver qué tan spam son tus correos electrónicos y si se entregarán en primer lugar. Es una buena idea practicar algunas de estas.
Mientras tanto, ten en cuenta que muchas palabras clave también pueden hacer que los correos electrónicos se envíen a la carpeta de correo no deseado porque piensan que se trata de correo no deseado o de una promoción. ¡A continuación, te presentamos una lista de 400 palabras clave que quizás no quieras poner todas juntas!
9. Existen algunas opciones organizativas muy efectivas
Si recibe una gran cantidad de correos electrónicos, tal vez sea momento de organizarlos de forma un poco diferente para que archivarlos, acceder rápidamente a ellos, etc. sea un poco más fácil para usted.
Esto puede ser muy útil para cosas como el mantenimiento de registros y el ahorro de tiempo en tres semanas cuando necesitas buscar en esa cadena de correo electrónico para verificar un detalle.
Aquí tienes una buena guía sobre cómo organizar los correos electrónicos en Outlook mediante carpetas y plantillas. También puedes familiarizarte con elementos como los filtros que envían determinados correos electrónicos futuros a determinados lugares según tus comandos.
Pruebe con algunas opciones y vea qué funciona para usted. Pero asegúrese de ceñirse a un sistema durante un tiempo y de comprobar si le ahorra tiempo y reduce el estrés.
10. Tu correo electrónico puede quedar en la lista negra
¿Sabías que tu correo electrónico específico puede ser incluido en la lista negra de otros servidores de correo electrónico?
Este es un problema muy común que muchos blogueros y empresarios en línea pasan por alto y que puede provocar que se pierdan muchos correos electrónicos porque el servidor se niega a entregarlos al destinatario.
Puedes usar una herramienta como esta de MX Toolbox, que verifica tu IP o nombre de dominio y ve qué servidores lo están bloqueando y te da un motivo. Luego puedes comunicarte con tu proveedor de alojamiento y ver qué más se puede hacer para eliminarte de las listas de servidores no deseados.
11. Nunca debes compartir la dirección de correo electrónico de alguien.
Una de las reglas tácitas más importantes de la etiqueta del correo electrónico es que siempre debes tratar la dirección de correo electrónico de alguien como privada y confidencial.
El año pasado hubo un ejemplo interesante en mi industria: un especialista en marketing configuró su correo electrónico de forma incorrecta y envió correos electrónicos a cientos de personas, todos ellos visibles en el campo de destinatario.
El problema era que cada respuesta que se enviaba diciendo “ ¡Quítenme de esta lista! ” también llegaba a todos los demás que estaban en la lista. El resultado fueron docenas y docenas de correos electrónicos todos los días durante semanas.
Este es un escenario realmente frustrante y siempre es un poco decepcionante cuando ves tu dirección de correo electrónico personal mostrada públicamente cuando nunca la quisiste.
12. El lenguaje puede ser fácilmente malinterpretado.
Un problema común en la era actual de Internet es la idea de que la comunicación a veces se vuelve un poco confusa cuando se escribe y no se habla. El tono, la inflexión, etc. pueden perderse y malinterpretarse.
A veces es necesario enviar correos electrónicos importantes para que quede constancia escrita, pero muchas veces es buena idea llamar a alguien si crees que ha habido algún error que ha causado malestar. Puede ser que el tono del correo electrónico se haya interpretado como agresivo, por ejemplo, cuando en realidad pretendía ser cómico.
Por defecto, intenta no enfadarte demasiado si recibes un correo electrónico que te desconcierta de alguien que podrías haber esperado que se comportara de forma diferente. Puede que se trate simplemente de una redacción torpe en lugar de algo malicioso o hiriente.
13. Las líneas de asunto son muy importantes
Ya sea que esté presentando una nueva idea a una persona que no conoce o enviando un boletín informativo a su lista de correo dedicada, la línea de asunto que escriba desempeñará un papel importante en el éxito o el fracaso del correo electrónico.
Algunos correos electrónicos, por ejemplo, ni siquiera se abrirán si la línea de asunto no es buena, ya que podría quedar atrapada en un filtro de spam o simplemente ser ignorada por la persona que revisa su bandeja de entrada.
Aquí es donde entran en juego las pruebas divididas.
La idea es probar variaciones de un correo electrónico en el que solo un elemento sea diferente y ver cuál funciona mejor. Es una práctica común en la actualidad e incluso se utilizó con gran éxito en la campaña electoral de Obama.
Digamos que tienes un boletín informativo para enviar a 1000 suscriptores de correo electrónico. Podrías enviar un correo electrónico a 250 personas con el asunto ” 50% de descuento en todas las tiendas hoy! ” y otro correo electrónico a otras 250 personas con el asunto ” Oferta ” y ver cuál obtiene más aperturas. Luego, envías el asunto con mejor resultado a las 500 personas restantes.
Se trata de una ciencia imperfecta, pero con el tiempo te dará una idea de lo que funciona. Aprenderás cosas como si tu lista prefiere líneas de asunto cortas o largas, etc.
El equipo de Digital Marketer tiene algunas estadísticas e ideas de líneas de asunto realmente buenas que puedes aplicar a tu propia campaña.
14. No agregue correos electrónicos a una lista sin permiso
Otra nueva táctica que parece ser cada vez más común es la práctica de agregar el correo electrónico de alguien a su lista de correo incluso sin su permiso expreso.
Por ejemplo, a veces mantengo una conversación por correo electrónico con alguien y, unos días después, recibo un boletín informativo de esa persona, aunque nunca me suscribí. De manera similar, algunos blogueros te agregan a su lista de correo automáticamente después de que dejas un comentario en una de sus publicaciones.
Esto no solo es poco ético, sino que también es ilegal en algunos países, donde es necesario tener el permiso de la persona para enviarle un correo electrónico sobre temas específicos para no ser considerado spammer. Lo único que se consigue con esta práctica es que más personas marquen tu correo electrónico como spam y te incluyan en una de las listas negras antes mencionadas.
Hay muchos complementos de WordPress buenos que pueden ayudarte a hacer crecer una lista de correo sin perder el permiso de las personas involucradas. Consulta los puntos 13 y 14 de la publicación vinculada anteriormente.
15. Mantenga una copia de seguridad de sus listas, contactos y archivos importantes
Como ocurre con todas las cosas digitales, es importante mantener una copia de seguridad de muchos de sus activos relacionados con el correo electrónico.
Por ejemplo, muchos de nosotros utilizamos el correo electrónico como sistema de almacenamiento de recibos y otros documentos tributarios. Si pierde el acceso a su correo electrónico o su servidor tiene un problema, podría perder años de documentación importante.
De manera similar, si su negocio depende de sus suscriptores de correo electrónico para generar ingresos, entonces debería considerar mantener un archivo de respaldo separado en algún lugar en caso de que algo salga mal con el host que esté usando para almacenar esos clientes potenciales.
En la mayoría de los casos, un simple archivo de texto en su computadora o guardado en un sistema de nube separado como DropBox será suficiente para cubrir sus necesidades.
¿Qué más deben saber los emprendedores sobre el correo electrónico?
Bueno, hasta aquí llegan los consejos que quería compartir sobre cómo usar el correo electrónico de manera más eficaz. Pero, como siempre, me encantaría saber qué crees que me he olvidado y qué otros datos crees que otros emprendedores podrían utilizar en sus actividades diarias de correo electrónico.
Déjanos un comentario a continuación y háznoslo saber.
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