Cómo crear una base de conocimientos (y las herramientas que necesitará para hacerlo)

Ya sea que desee brindar información a clientes, clientes potenciales o a su propio equipo interno, la comunicación requiere tiempo y recursos. Por lo tanto, es posible que se pregunte si existe una manera de brindar información valiosa de una manera más eficiente.

Afortunadamente, las bases de conocimiento son una forma eficaz de brindar tanto soporte de primera línea a los clientes comoInformación útilinternamente. Crear una base de conocimiento también puede tener un gran retorno de la inversión (ROI). Los desarrolladores en particular deberían considerarla como una parte esencial de cualquier servicio o producto en línea.

En este artículo, veremos los pormenores de la creación de una base de conocimientos. También repasaremos algunas herramientas que pueden ayudarte a empezar a crear la tuya. ¡Comencemos!

Qué puede obtener al crear una base de conocimientos

En primer lugar, veamos qué es exactamente una base de conocimientos. En resumen, es un repositorio o base de datos de información que se puede buscar sobre un tema específico. Por ejemplo, la mayoría de los sitios web que venden productos o servicios tienen una base de conocimientos. Otra posibilidad es que sea simplemente la sección de soporte de un sitio web:

Algunas bases de conocimiento, que suelen desarrollarse con una tecnología de búsqueda de palabras clave sencilla, utilizan aprendizaje automático (ML) avanzado. Los programas de inteligencia artificial (IA) pueden procesar las solicitudes y devolver respuestas más sofisticadas y específicas, y hacer sugerencias basadas en los términos de búsqueda.

En lo que respecta al contenido, prácticamente cualquier cosa se puede incluir en una base de conocimiento. Los desarrolladores pueden desempeñar un papel fundamental en la creación del contenido para estas bases de datos, tanto para los usuarios finales como para los equipos internos.

Como desarrolladores, tienen un conocimiento único y profundo del software o las aplicaciones para las que los usuarios podrían necesitar una base de conocimientos. De hecho, es posible que se les haya pedido que ayuden a crear una o a agregar contenido a medida que se actualizan sus productos.

Vale la pena señalar que las bases de conocimiento tienden a ser mucho más valiosas si se mantienen actualizadas con diligencia. De lo contrario, podrían incluso convertirse en una carga. Es comprensible que desee evitar que los usuarios trabajen con información que podría no coincidir con su producto o servicio actual.

Las bases de conocimiento se pueden aprovechar de diversas maneras. Esto incluye generar confianza en los clientes para los productos que desarrolla. Además, cuanto más contenido de calidad proporcione, mejor será su experiencia.Autoridad de dominioserá.

4 complementos útiles para crear una base de conocimientos

El uso de WordPress para crear su base de conocimientos le brinda una base flexible desde la cual comenzar. De hecho, hay muchos complementos y temas útiles disponibles para ayudarlo. Veamos cuatro.

1.Base de conocimiento heroica

La expectativa del cliente de que sus aplicaciones tengan documentación confiable y que se pueda buscar puede ser una verdadera carga a veces.Base de conocimiento heroicaEl complemento está diseñado para ayudar a aligerar la carga. Es un complemento premium con una demostración útil que puedes probar en el sitio web del desarrollador.

HayTres niveles de precios disponiblesA partir de $129 al año. Esto incluye soporte y actualizaciones para un sitio web. Obtendrás el beneficio de la función de búsqueda en vivo de Heroic, lo que significa que los usuarios pueden probar diferentes términos de búsqueda y ver en tiempo real si los resultados son adecuados, todo sin salir de la página.

Otra característica útil para los desarrolladores es el sistema de votación integrado. Esto puede ayudarle a determinar qué elementos de su proyecto podrían necesitar más atención o si es necesario actualizar un documento.

2.nosotrosDocs

Si prefiere una interfaz de administración de estilo arrastrar y soltar,nosotrosDocses definitivamente un complemento que vale la pena probar. Ofrece una interfaz rápida, intuitiva y moderna, aunquepoderconfigúrelo para utilizar una interfaz de WordPress más tradicional.

Puede crear, administrar, organizar y etiquetar toda su documentación desde un solo lugar con este complemento gratuito. Las funciones son amplias y la interfaz de usuario tiene un aspecto profesional y es fácil de usar.

Otra característica útil que obtendrá con weDocs es un sistema de respuesta por correo electrónico integrado para su base de conocimientos. Esto puede ayudarlo a recopilar información valiosa sobre cómo sus usuarios aprovechan su documentación.

3.Preguntas frecuentes definitivas

Si buscas una experiencia más interactiva, al estilo de las preguntas frecuentes,Preguntas frecuentes definitivases un complemento que vale la pena. Este complemento le brinda la opción de colocar una sección de preguntas frecuentes en forma de acordeón en cualquier parte de su sitio web. Este es un enfoque popular para brindar soporte para sus nuevas aplicaciones o productos.

Puedes usar etiquetas y categorías ilimitadas para organizar tus artículos de preguntas frecuentes. Además, puedes personalizar el aspecto de tus publicaciones de preguntas frecuentes con estilos CSS personalizados. Esto también se puede agregar a los productos de WooCommerce, pero solo está disponible con la versión premium del complemento.

Ultimate FAQ tiene muchas funciones que vienen con el complemento gratuito, aunque las actualizaciones comienzan en solo $30 para una licencia de sitio único.

4.Base de conocimientos para documentos y preguntas frecuentes

ElBase de conocimientos para documentos y preguntas frecuentesEl complemento es una opción popular para crear una base de conocimientos con WordPress. Algunas de las características clave de este complemento incluyen la capacidad de organizar los datos de varias maneras, como por ejemplo cronológicamente, alfabéticamente o en otro orden adecuado.

También puedes elegir entre cuatro plantillas predefinidas y 16 combinaciones de colores diferentes. Si quieres usar complementos para mejorar las funciones del complemento, los paquetes premium comienzan en solo $30. Sin embargo, el complemento básico en sí es bastante sólido y se puede descargar gratis.

Un complemento en particular que puede resultar útil para el desarrollo es el Administrador de acceso. Con esta función, puede controlar el acceso a la información destinada únicamente a sus equipos internos.

Por qué podría necesitar un tema de base de conocimientos

Otro aspecto de la creación de una base de conocimientos es su apariencia. Es posible que hayas notado que las bases de conocimientos a veces tienen un aspecto “simple” en comparación con otras áreas ricas en contenido de un sitio web. Este es solo un enfoque para presentar una base de conocimientos.

Alternativamente, puedes utilizar un temaCreado específicamente para bases de conocimientoEstos temas suelen incluir funciones integradas (como análisis) que pueden brindar información y mejorar el contenido de sus preguntas frecuentes.

Por supuesto, puedes usar cualquier tema para crear tu base de conocimientos; junto con un complemento adecuado de la lista anterior, tendrás un sistema sólido y flexible para tu soporte de primera línea.

Sin embargo, recomendamos utilizar un tema dedicado para una documentación amplia, posiblemente para varios productos.Ejecución de una red multisitioProbablemente sea el camino a seguir en este caso, y un micrositio para su base de conocimientos será un activo valioso en su prestación de soporte.

Cómo empezar a crear su base de conocimientos

Ya sea que esté creando documentación interna o externa, tener un conjunto claro de objetivos es una buena manera de comenzar. Es posible que no pueda enumerar automáticamente todos los temas que podrían necesitar ser tratados. En este sentido, puede ser útil establecer algunos objetivos más generales.

Por ejemplo, ¿su objetivo es mejorar la experiencia del cliente? Tal vez su objetivo sea asegurarse de que todos los miembros de su equipo sepan cómo solicitar tiempo libre. Cualquiera sea el objetivo, definirlo claramente con anticipación será una guía útil para su proyecto general.

Hay una serie de otras prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta alConstruyendo su base de conocimientos, incluido:

• Proporcionar opciones de búsqueda sólidas
• Utilizando estructuras organizativas claras y categorías lógicas
• Mantener los temas populares al frente y al centro de la página
• Ofrecer a los usuarios un método de contacto si necesitan más ayuda.

Hay muchas maneras de organizar y diseñar una base de conocimientos y, en última instancia, debe representar su producto de manera única. Por ejemplo,La extensa página de soporte de Canva presenta íconos grandes para ayudarLos usuarios encuentran la categoría que están buscando:

Como alternativa, el centro de ayuda de Dropbox coloca la función de búsqueda en un lugar grande y destacado en la parte superior de la página. También incluye algunas categorías de ayuda comunes, pero en definitiva ofrece una experiencia simplificada y “sin complicaciones”:

Independientemente del estilo o el enfoque, proporcionar una base de conocimientos para sus clientes o equipos puede tener un retorno de la inversión positivo a largo plazo.

Conclusión

Si bien puede parecer una tarea abrumadora, la documentación de calidad puede ayudar a establecerse como un desarrollador confiable. Sin embargo, prepararse para crear una base de conocimiento puede requerir un poco de planificación previa. Afortunadamente, hemos cubierto algunos consejos y herramientas clave valiosos para ayudar a que el proceso se desarrolle sin problemas.

Tenga en cuenta que WordPress ofrece tanto contenido gratuito como…complementos de base de conocimiento premiumCon una variedad de funciones. Si las combina con un enfoque diligente para crear documentación, ¡se convertirá en un héroe de la base de conocimientos en poco tiempo!

¿Aún tienes dudas sobre los diferentes aspectos de la creación de una base de conocimientos? ¡Publica tus preguntas en la sección de comentarios a continuación!